電話対応マニュアル

コラム

電話対応マニュアル

電話応対では態度や表情が相手に伝わりませんので、普段より気を使って応対をする必要があります。特に、新社会人にとって大事な仕事です。この文章を読んで、ビジネスマナーの基礎を身に付け、素晴らしい社会人になってください。

基本ルール

① 呼び出しコールは3コール目前に出ます。
② すぐに出ることができなかった時、「大変お待たせ致しました。」を加えます。
③ 保留にする時に、会社名・名前・簡単な要件を確認します
④ 受話器を置く時に、相手が切ってから、静かに置きます。

電話対応の例

受ける側:「(企業名)でございます。」
掛ける側:「私、__の__と申します。」
受ける側:「__の__様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。」
掛ける側:「__の__様はいらっしゃいますか?」
受ける側:「__でございますね。かしこまりました、只今お繋ぎ致しますので、少々お待ちくださいませ。」

不在の場合

大変申し訳ございません。__は只今外出しております・席を外しておりますが、
① お急ぎでいらっしゃいますか?
② 宜しければ折り返せて頂きますか?
③ 宜しければご用件を承りますか?

電話を切る時に、「ありがとうございました。私(名前)が承りました。失礼いたします。」

タブー

  • 馴れ馴れしい態度
  • 運転しながらの電
  • 公共の場で大声での電話
  • 同じ相手に同社の違う担当者から連絡が入る
  • 電話中のメンバーの横で大声で話す
  • 昼食、会社終了時の電話に気遣いの言葉がない

写真提供:フリー素材ぱくたそ

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